Leverancier
Leverancier
Hier zie je al je inkoopfacturen in een lijstweergave.
Je kunt bijvoorbeeld zien of een factuur klaar is om goed te keuren (accordering), openstaand, vervallen, betaling onderweg (verzonden voor betaling) of betaald. Een factuur wordt onder Voorlopig geplaatst als de registratie is gestart maar nog niet geboekt.
Leveranciers toevoegen
Onder de tab Leveranciers zie je je leveranciers. Je voegt nieuwe leveranciers toe door op Nieuwe leverancier te klikken. en de gegevens van de leverancier in te vullen.
Vul zoveel mogelijk informatie in op de leverancierskaart, zodat je later geen aanvullende informatie hoeft toe te voegen wanneer het tijd is om een factuur van de leverancier te registreren.
| Als er buitenlandse betalingen aan de leverancier moeten worden gedaan, is het vereist dat bepaalde velden zijn ingevuld. Lees hier meer over. |
Inkoopfactuur registreren
Om handmatig een inkoopfactuur te registreren, klik je op de knop Nieuwe inkoopfactuur. 
Daarna wordt het scherm voor het registreren van inkoopfacturen geopend, waar je basisgegevens invult zoals leverancier, factuurnummer, betalingskenmerk, factuur- en vervaldatum, bedrag en valuta.
Je kunt ook een opmerking bij de factuur schrijven en kiezen wie de factuur moet goedkeuren als de fiatteringsfunctie wordt gebruikt.
Daarna klik je op Registreren en boeken. Je komt vervolgens in het scherm voor het boeken van de inkoopfactuur en boekt de inkoopfactuur op de gekozen grootboekrekeningen.
Kies je in plaats daarvan voor Registreer nu en boek later, dan krijgt de factuur de status voorlopig en kun je deze op een later moment ophalen om te boeken.
Je kunt ook een document koppelen. Je kunt een document direct uploaden in de boekhouding of klikken op Geüploade documenten om een niet-verwerkt document te koppelen. Deze documenten kunnen zijn binnengekomen via het e-mailportaal, als gefotografeerde bijlagen of handmatig geüpload via Menupunt – Document – Documenten uploaden. Let op: hiervoor is een pakket vereist dat Boekhouding en Fiattering bevat. |
Automatiseer de verwerking van inkoopfacturen (E-mailportaal en scan en herken)
Als je de inkoopfacturen niet handmatig wilt verwerken, bieden wij een systeem dat dit proces automatiseert. Voorwaarde voor het gebruik van deze automatische verwerking is dat de inkoopfactuur in digitale vorm binnenkomt in het systeem. Dit kan het eenvoudigst via ons e-mailportaal.
Met het e-mailportaal krijg je een specifiek e-mailadres (bijv. muziekbibliotheekab_5850@blarkiv.se) waar leveranciers hun facturen naartoe kunnen sturen. Je kunt ervoor kiezen om dit e-mailadres direct met je leveranciers te delen of om ontvangen facturen zelf door te sturen naar dit adres.
inkoopfacturen in papieren vorm kunnen ook in het systeem worden ingevoerd door ze in te scannen en als PDF-bestand naar het e-mailportaal te sturen.
Met onze herken dienst kun je automatische ontvangstregistratie van inkoopfacturen krijgen. Dit betekent dat een herkenrobot de werkzaamheden overneemt voor het registreren en coderen van de inkoopfacturen of bonnetjes. Jouw rol wordt dan om achteraf te controleren en eventuele fouten met betrekking tot de openstaande post te corrigeren.
Lees hier meer over hoe je het e-mailportaal activeert.
Lees hier meer over hoe je de herkenning functie activeert.