Onze herkenningsdienst biedt automatische registratie van ontvangen inkoopfacturen. Dit betekent dat een herkenrobot de werkzaamheden overneemt voor het registreren en boeken van de inkoopfacturen of bonnetjes. Jouw rol wordt dan om de facturen achteraf te controleren en eventuele fouten met betrekking tot de openstaande post te corrigeren.

Activeer Herkenning

Hieronder volgt een stapsgewijze handleiding die beschrijft hoe je herkenning activeert.

1. Zorg ervoor dat je een van onze boekhoudpakketten hebt die Herkenning bevat, of voeg het toe als een extra service onder Instellingen - Gebruikers en Abonnementen - Abonnementen.
2. Wanneer de service aan je abonnement is toegevoegd, ga je naar Instellingen – Herkenning.
3. Er zijn verschillende niveaus van automatisering bij het registreren van leveranciersfacturen (zie afbeelding).

• Alle facturen handmatig registreren – Alleen door herkenning te activeren krijg je ingebouwde automatisering bij de registratie. Het programma zal een registratievoorstel doen voor de "basisgegevens" van de factuur, zoals factuurnummer, datum, bedrag, enz., evenals een boekhoudvoorstel op basis van hoe facturen van de betreffende leverancier eerder zijn geboekt. Het handmatige werk in dit geval bestaat erin dat je het registratievoorstel bekijkt en dit goedkeurt (of aanpast).
• Alle facturen van geselecteerde leveranciers automatisch registreren – Als je weet dat de herkenning volledige en correcte registratievoorstellen geeft voor facturen van bepaalde leveranciers, maar niet van alle (misschien heeft het bedrijf enkele leveranciers die regelmatig factureren, terwijl andere slechts af en toe factureren), kun je deze optie goed gebruiken. Facturen van de leveranciers die je opgeeft voor automatische registratie, zullen door het systeem worden geregistreerd en direct naar goedkeuring en/of eventuele betaling gaan. Facturen waarvoor deze instelling niet is ingeschakeld, zullen zoals hierboven beschreven worden behandeld en geven je de mogelijkheid ze te controleren voordat ze bij de ondernemer terechtkomen.
• Alle facturen automatisch registreren – Voor volledig geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen kies je deze optie. Alle facturen van alle leveranciers zullen direct naar de ondernemer gaan voor goedkeuring en eventuele betaling, zonder dat ze door het accountantskantoor hoeven te worden geregistreerd. Dit geldt op voorwaarde dat de herkenning de essentiële gegevens die nodig zijn voor een complete grootboekpost, zoals factuurnummer, bedrag, enz. kan uitlezen. Als het registratievoorstel van de herkenning niet compleet is, zullen juist die leveranciersfacturen worden behandeld volgens de bovenstaande optie.

Automatische registratie van kassabonnen

Hier kies je of je wilt dat je kassabonnen automatisch worden geboekt nadat het herkenningsresultaat is ontvangen.

Melding van onverwerkte boekhoudkundige documenten

Hier kun je je e-mailadres invullen als je dagelijks wilt worden genotificeerd wanneer er onverwerkte boekhoudkundige documenten aanwezig zijn.

Training o.b.v. eerdere documenten

Als je eerder documenten en boekstukken hebt geregistreerd die niet ter herkenning waren aangeboden, dan kun je deze via deze knop naar de robot sturen voor training.

Haal kennis op vanuit een ander bedrijf

Als je de robot wilt laten leren op basis van hoe je inkoopfacturen en kassabonnen bij een ander bedrijf hebt geregistreerd, vul dan hier in van welk bedrijf of welke bedrijven de kennis overgenomen moet worden.

Hier kun je meer lezen over herkenning en hoe het werkt.