Om de functie Verdelingen te kunnen gebruiken, moet je beschikken over de module Boekhouden.

Klik hier om de stapsgewijze Demo te volgen.

Zo maak je een verdeling aan

In het voorbeeld verdelen we betaalde huur over 3 maanden.

1. Ga naar Boekhouden > Boekstukken. Klik op de knop Nieuw boekstuk.

2. Vul een omschrijving en een boekdatum in. Klik vervolgens in het scherm waar je de boeking aanmaakt op de knop Verdeling. 

3. In het venster dat wordt geopend vul je vervolgens de gegevens voor de verdeling in. Verplichte velden zijn de Transitorische rekening, een Tegenrekening (meestal een kostenrekening), het Bedrag dat moet worden verdeeld en de Periode waarover het bedrag moet worden verdeeld.

4. Nadat je alle gegevens hebt ingevuld, wordt een voorbeeldtekst weergegeven die de boeking toelicht. Deze tekst beschrijft welk bedrag wordt verdeeld, over welke periode de verdeling plaatsvindt en welke rekeningen worden gebruikt. Controleer de gegevens zorgvuldig en klik op Opslaan om de verdeling aan te maken.

5. Er is nu een nieuwe boekingsregel aangemaakt in het boekstuk. Deze regel kan niet worden bewerkt. Als je wijzigingen wilt aanbrengen in de verdeling, moet je eerst de boekingsregel verwijderen door op de drie puntjes te klikken en Verwijderen te kiezen. Klik daarna opnieuw op de knop Verdeling om een nieuwe verdeling aan te maken. 

6. Je voltooit de boeking door een extra boekingsregel aan te maken waarin je het bedrag op een tegenrekening crediteert. Klik vervolgens op de knop Opslaan. Daarmee wordt de verdeling aangemaakt.

Nadat de verdeling is aangemaakt, wordt er een boeking in het dagboek gecreëerd. Als je naar menupunt Boekhouden gaat en het tabblad Verdelingen opent, vind je daar ook een overzicht van de aangemaakte boeking.

Hier zie je de boekdatum, de omschrijving, de verdelingsrekening, het oorspronkelijke bedrag en het resterende bedrag dat nog verdeeld moet worden. (Bij de berekening van het resterende bedrag worden alleen definitief geboekte bedragen meegenomen. Voorlopige boekingen worden hierbij niet afgetrokken.)

Wanneer je op de boeking klikt, wordt informatie weergegeven over de tijdelijke (voorlopige) boekingen die voor de komende maanden zijn aangemaakt. Deze boekingen hebben het symbool # gekregen in plaats van het stuknummer.

Je kunt hier ook op de drie puntjes rechtsboven klikken om een verdeling te verwijderen.

Hoe maak je voorlopige boekingen definitief?

Om voorlopige boekingen definitief te maken in een boekhouding, moet de periode worden afgesloten. Dit kan op twee manieren:

1. Je kunt dit doen door rechtstreeks naar het boekjaar te gaan (Boekhouden > Boekjaar), het juiste boekjaar te selecteren en vervolgens de betreffende Boekhoudperiode te blokkeren onder Boekhoudperiodes.

2. Of door de periode af te sluiten wanneer je je in stap 2 van het aanmaken van de btw-aangifte bevindt.

Hierdoor worden de boekingen tot en met die periode definitief gemaakt. Als je bijvoorbeeld de periode maart afsluit, worden alle boekingen van vóór maart én de boeking van maart definitief vastgelegd en opgenomen in het dagboek.

Voorbeeld - Vooruitbetaalde huur

Wanneer je een huurfactuur gaat betalen, wil je het volledige bedrag boeken als vooruitbetaalde huur en vervolgens de huurkosten maandelijks laten verwerken. Ga hiervoor naar de registratie van boekstukken en maak een nieuwe boekstuk aan. Klik op de knop Verdeling en registreer de verdeling in het venster dat verschijnt.

Kies bijvoorbeeld rekening 14110 (Vooruitbetaalde huisvestingskosten) als transitorische rekening en selecteer als tegenrekening in dit geval rekening 45105 (Betaalde huur). Voer vervolgens het bedrag dat moet worden verdeeld in bij het veld Te verdelen bedrag en geef in het veld Aantal maanden aan over hoeveel maanden het opgegeven bedrag moet worden verdeeld.

Vervolgens verschijnt een voorbeeldtekst waarin wordt aangegeven dat € 3.000,00 over 3 perioden wordt verdeeld (€ 1.000,00 per maand). De boekingen worden verwerkt op rekening 14110 - Vooruitbetaalde huisvestingskosten en rekening 45105 - Betaalde huur.

Klik daarna op de knop Opslaan. Voltooi vervolgens de boeking door een nieuwe boekingsregel toe te voegen waarin je hetzelfde bedrag, dus 3.000 EUR, credit boekt op bijvoorbeeld rekening 10201. Klik daarna op de knop Opslaan om de boeking definitief vast te leggen.

Een verdeling wijzigen

Je kunt een geregistreerde verdeling niet wijzigen. Als er iets onjuist is in de verdeling, moet je deze verwijderen en opnieuw aanmaken.

Let op: de boekingen die inmiddels definitief zijn gemaakt, worden niet uit de administratie verwijderd wanneer je de verdeling verwijdert. Alleen de voorlopige boekingen die nog niet definitief zijn verwerkt, worden verwijderd.