Instellingen – Herkenning
Herkenning en automatische registratie van binnenkomende facturen
Met onze herkenningsservice kun je inkoopfacturen automatisch laten registreren. Dit betekent dat een herkenningsrobot de werkzaamheden overneemt voor de registratie en boeking van inkoopfacturen of bonnetjes. Jouw rol is dan om achteraf de gegevens te controleren en eventuele fouten in het boekstuk te corrigeren.
Herkenning activeren
Hieronder volgt een stapsgewijze handleiding voor het activeren van Herkenning.
- Zorg ervoor dat je een van onze boekhoudpakketten hebt.
- Ga naar Instellingen – Herkenning.
- Er zijn verschillende niveaus van automatisering bij de registratie van inkoopfacturen (zie afbeelding).
- Registreer alle binnengekomen facturen handmatig – Door herkenning te activeren, krijg je al een ingebouwde automatisering bij de registratie. Het programma geeft een registratiesuggestie voor de basisgegevens van de factuur, zoals factuurnummer, datum en bedrag, evenals een boekingsvoorstel op basis van eerdere boekingen bij dezelfde leverancier. In dit geval is je taak om het voorstel te controleren en goed te keuren (of aan te passen).
- Registreer de binnengekomen facturen van geselecteerde leveranciers automatisch – Als je weet dat de herkenning een correcte en volledige registratiesuggesties geeft voor bepaalde leveranciers, maar niet voor allemaal (bijvoorbeeld vaste leveranciers versus incidentele leveranciers), dan is dit een goede optie. Facturen van de opgegeven leveranciers worden automatisch geregistreerd door het systeem en direct doorgestuurd naar goedkeuring en/of betaling. Facturen waarvoor deze instelling niet geldt, moeten handmatig gecontroleerden goedgekeurd worden.
- Registreer alle binnengekomen facturen automatisch – Voor volledig geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen kies je deze optie. Alle facturen van alle leveranciers worden direct doorgestuurd naar de ondernemer voor goedkeuring en eventuele betaling, zonder dat de boekhoudafdeling ze hoeft te registreren. Dit geldt alleen als de herkenningsrobot alle essentiële gegevens correct kan uitlezen, zoals factuurnummer en bedrag. Als een registratiesuggestie onvolledig is, moet die specifieke factuur alsnog handmatig gecontroleerd en goedgekeurd worden.
| Een boekingsvoorstel van de herkenning wordt gebruikt bij de automatische registratie. Dit betekent dat je een voorstel krijgt voor een kostenrekening, gebaseerd op hoe facturen van dezelfde leverancier eerder zijn geboekt. Als er geen eerder boekingspatroon beschikbaar is, zal de factuur geboekt worden op de opgegeven Standaard rekening en voor fiattering gaan naar de opgegeven Standaard fiatteur. |
Automatische registratie van kassabonnen
Hier kies je of je wilt dat je ontvangen kassenbonnen automatisch worden geboekt zodra het herkenningsresultaat is ontvangen.
Melding van onverwerkte boekhoudkundige documenten
Hier kun je een e-mailadres invullen indien je dagelijks een melding wilt ontvangen als er onverwerkte boekhoudkundige documenten aanwezig zijn.
Training o.b.v. eerdere documenten
Als je eerder documenten en boekstukken hebt geregistreerde die niet voor herkenning zijn verstuurd, kun je die via deze knop naar de robot sturen voor training.
Haal kennis op vanuit een ander bedrijf
Als je jouw robot wilt trainen op basis van hoe inkoopfacturen en kassabonnen in een ander bedrijf zijn geregistreerd, kun je hier aangeven van welk bedrijf of welke bedrijven de kennis moet worden overgenomen.
<<Hier kun je meer lezen over herkenning en hoe het werkt>>