Als je je inkoopfacturen niet handmatig wilt verwerken, hebben we een systeem dat het proces automatiseert. Een voorwaarde om het geautomatiseerde inkoopfactuurproces te gebruiken, is dat de inkoopfactuur in digitale vorm in het systeem komt. Dit wordt het gemakkelijkst gedaan via ons e-mailportaal.

Met het e-mailportaal krijg je een speciaal e-mailadres (bijvoorbeeld Dubbeldrive_5850@blarkiv.se) waar de inkoopfacturen naartoe gestuurd worden. Je kiest zelf of je het e-mailadres direct aan je leveranciers verstrekt of dat je de facturen die je per e-mail ontvangt zelf doorstuurt naar het betreffende e-mailadres.

Inkoopfacturen die in papieren vorm komen, kun je naar het systeem sturen door de factuur in te scannen en deze als PDF-bestand naar het e-mailportaal te sturen.

Houd er rekening mee dat:

• Een e-mail die naar het e-mailportaal wordt gestuurd, niet groter mag zijn dan 20 MB.
• Een e-mail die naar het e-mailportaal wordt gestuurd via bcc (blinde kopie), niet aankomt bij het  e-mailportaal.

Activeer het e-mailportaal.

Instellingen

Meldingen over ontvangendocumenten

Als je meldingen wilt ontvangen over binnengekomen documenten, moet je hier het e-mailadres/de e-mailadressen opgeven waar deze melding naartoe gestuurd moet worden. Aan de notificatiemail wordt ook het ontvangen document als bijlage toegevoegd.

Automatisch doorgestuurde e-mail

Als je een eigen e-mailadres hebt voor binnenkomende facturen die je door je leveranciers laat gebruiken voor de inkoopfacturen, bijvoorbeeld facturen@demo.com, doe je het volgende:

1. Begin met het instellen van automatisch doorsturen van de e-mail naar het e-mailadres in het E-mailportaal. Hoe je dit doet kan enigszins variëren, afhankelijk van het e-mailaccount dat je hebt, maar meestal wordt dit gedaan in de instellingen van het e-mailaccount.
2. Om ervoor te zorgen dat de doorsturing volledig werkt, moet je ook een instelling doen in het E-mailportaal. Ga naar Toegevoegde diensten (het puzzelstukje in het snelmenu in BL Administratie) en druk op de knop Instellingen bij het E-mailportaal. Hier geef je aan vanaf welk e-mailadres e-mail zal worden doorgestuurd, bijvoorbeeld facturen@demo.com.

Foutmeldingen

Eventuele foutmeldingen worden verzonden naar het hier opgegeven e-mailadres.

Lees hier meer over hoe het E-mailportaal werkt.