Klantenkaart
Klantenkaart
Wanneer je op een klant klikt, kom je in de klantenkaart die uit meerdere tabbladen bestaat. Hier leggen we uit hoe je een klant registreert en welke informatie je vindt onder elk afzonderlijk tabblad.
Basisgegevens
Onder het tabblad Basisgegevens vind je de kerninformatie van de klant, zoals KVK-nummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres, Ondertekenaar, enzovoort. Hier staat ook vermeld wie klantmanager is voor deze klant. Verder kun je de Rechtsvorm in te vullen.
Gebruik de knop Bijwerken om de basisgegevens automatisch op te halen op basis van het KvK nummer.
Je kunt voor een klant ook een samenwerkingsbundel in Lundify via Maak samenwerkingsbundel in Lundify (voor gebruikers met een totaaloplossing).
Je kunt je bedrijfsgegevens in het cloudbedrijf (Lundify) rechtstreeks vanuit Lundify Workflow bijwerken.
Als je een actieve koppeling hebt met een clouddatabase-sleutel in Lundify Workflow, wordt de knop Opslaan en bijwerken geactiveerd. Wanneer je hierop klikt, worden ook de bedrijfsgegevens in ook in Lundify bijgewerkt.
Bedrijfsgegevens
Voor wie wat meer informatie over de klant wil invullen, is er een tabblad genaamd Bedrijfsgegevens. Hier kun je gegevens vastleggen zoals de branche, een beschrijving van de bedrijfsactiviteiten, of er sprake is van specifieke regelgeving om rekening mee te houden, welke bank en accountant de klant gebruikt, enzovoort. Ook deze gegevens worden automatisch ingevuld als je gebruikmaakt van de knop Bijwerken.
Boekjaar
Om de diensten correct te kunnen instellen, is het belangrijk dat je het boekjaar van de klant hebt aangemaakt. Klik op Boekjaar toevoegen om een boekjaar toe te voegen.
Om een jaar te bewerken, klik je op het jaar in de lijst hieronder. Het jaar verschijnt dan boven in het bewerkingsveld. Breng je wijzigingen aan en kies Opslaan.
Contacten
Hier vind je een eenvoudig contactregister met informatie over de contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres en een opmerkingenveld. In dit veld kun je bijvoorbeeld aangeven welke rol de persoon binnen het bedrijf vervult.
Taken
Onder dit tabblad vind je alle diensten die voor jouw klant zijn aangemaakt.
Om de opdracht uit de takenlijst te bewerken, klik je op de betreffende opdracht (bijvoorbeeld Budget, zoals in het voorbeeld). Er wordt dan een venster geopend waarin je gegevens kunt bewerken of toevoegen. Klik op de knop Opslaan om je wijzigingen op te slaan.
Je kunt eenvoudig nieuwe Taak aanmaken via de knop Nieuw item/taak, linksboven in het tabblad Taken.
In de lijst die dan verschijnt, hebben we de beschikbare diensten gegroepeerd onder verschillende opdrachten. De lijst is alfabetisch gesorteerd op opdrachtnaam.
Zoeken in de lijst is eenvoudig. Zoek je bijvoorbeeld op het woord “opstellen”, dan krijg je alle diensten te zien waarin het woord “opstellen” voorkomt in de omschrijving van de taak of item. Het is aan het kantoor zelf hoe gedetailleerd men de opdrachten wil omschrijven.
Wil je een helder overzicht van wat er precies gebeurt bij de klant rondom bijvoorbeeld de btw-aangifte, zoek dan de taken die van toepassing zijn voor die specifieke klant. Geef ook een voorgestelde begin datum en deadline op voor de taak. Als de btw vanaf januari moet worden verwerkt, geef dan een datum op die in die betreffende maand ligt.
Instellingen
Om Lundify Workflow te kunnen laten communiceren met de administratie in Lundify, is de Publieke-sleutel nodig. Deze sleutel wordt gegenereerd in Lundify.
De Publieke-sleutel wordt gebruikt om informatie op te halen uit de clouddatabase van Lundify, onder andere voor het tabblad Meldingen.
Meldingen worden de volgende keer opgehaald uit de clouddatabase zodra je het tabblad Meldingen opent en bijwerkt. Je kunt in Instellingen aangeven wie de meldingen mag zien. Alleen de beheerder kan deze instellingen wijzigen onder het tabblad Instellingen.
Om Lundify Finance vanuit Workflow te kunnen openen met de juiste klant, moet je gebruik maken van de totaaloplossing én moet het bedrijf gepubliceerd en zichtbaar zijn in de lijst Samenwerkingsbundels.